E-mail para empresas: qual é a melhor opção?

Não importa se a sua empresa é formada só por você ou se tem 100 funcionários, existe uma ferramenta que está presente nas rotinas de todos os tipos de negócio: e-mail. E-mail é uma ferramenta que está presente em todas as etapas do seu negócio, da comunicação interna da sua equipe até auxiliar no processo de vendas. É praticamente impossível encontrar hoje uma empresa ou negócio que não utilize e-mail nas suas atividades diárias. Seja para o recebimento de documentos ou para o cadastro nos mais diferentes tipos de serviços na internet, uma conta de e-mail é necessária e essencial para todos os negócios.

Além de ser essencial para iniciar uma presença digital, existe uma outra função na qual e-mail ainda é insubstituível: a comunicação. Sem acesso a um endereço de e-mail, é muito difícil manter contato com clientes, parceiros de negócio e mesmo outras pessoas da sua empresa.

Por mais que seja possível criar contas de e-mail gratuitas em diversos serviços, chega um momento em que, para comunicações profissionais, ter um e-mail de provedor gratuito não necessariamente vai suprir todas as suas necessidades. Além da organização das tarefas e demandas, existe uma questão de credibilidade que pode pesar na escolha de um endereço próprio. Afinal, você se sentiria mais seguro negociando com uma empresa que responde por um endereço @empresa.com.br ou um endereço gratuito?

E-mail como aliado da produtividade

Além de ser uma poderosa ferramenta de comunicação, o e-mail ajuda você a trabalhar de forma mais produtiva. Pensando nisso, separamos algumas dicas de tornar o e-mail um aliado para tornar seus dia a dia mais produtivo:

Defina horários

A sua agenda é mais tranquila pela manhã? Que tal reservar esse tempo para ler e responder seus emails? Assim você não acumula muitos emails sem resposta e também não deixa seus clientes e colegas esperando dias sem resposta.

Se você utiliza o Email Exchange, ainda pode acessar seus emails em qualquer lugar, seja na web, no desktop ou no celular.

Alertas

Nós sabemos o quanto seu dia é corrido, e nem sempre é possível responder aquele orçamento na hora. Uma dica para não deixar nenhuma mensagem importante para trás é criar criar alertas que vão ajudar você a lembrar e retomar ou responder algum e-mail importante.

Regras de e-mail

Você pode usar regras no seu cliente de e-mail para mover itens entre várias pastas, atribuir categorias e notificações para organizar seus e-mails. Com isso você pode priorizar e focar em um grupo de mensagens, como o grupo “Pedidos de orçamento”.

Escolhendo uma plataforma de e-mail para empresas

Agora que você já sabe como ser mais produtivo usando o e-mail como poderoso aliado que tal escolher a melhor solução de e-mail para sua empresa?

Se você quer ter um e-mail próprio para sua empresa, mas tem algumas dúvidas do tipo: “preciso ter um site para ter emails próprios?” ou “preciso configurar servidores?”, não se preocupe, as respostas para estas dúvidas são bastante simples.

Você não precisa necessariamente ter um site no ar para ter e-mails próprios, apesar de este ser um recurso comum a muitas hospedagens de sites. Existem serviços específicos para e-mail próprios que você pode contratar separadamente, sem a necessidade de realizar configurações ou comprar servidores. Consideramos que os dois principais são E-mail Profissional e Microsoft Exchange.

O E-mail Profissional é indicado para empresas que utilizam o e-mail de forma moderada, para as quais o e-mail é importante, mas não vital para os negócios. É ideal para equipes menores, que querem uma solução básica de e-mails. As principais características do E-mail Profissional são:

Espaço da caixa de entrada: de 50Mb a 5Gb
Acesso via Webmail e possível configuração em clientes como Outlook via POP e IMAP
Antispam e Antivírus

Já o Exchange é uma solução mais completa, voltada para o mercado corporativo e para empresas que utilizam o e-mail como uma ferramenta essencial de trabalho, ou que pretendem aumentar as equipes e escalar sua produção.

A principal vantagem do Exchange para outras soluções é que incorpora outros recursos de comunicação, como calendário e tarefas, tornando-o uma solução de comunicação mais completa e integrada. Outras características do Exchange são:

Espaço da caixa de entrada: 25Gb a 50Gb
UpTime de 99,9%: UpTime é a medida de tempo que um sistema está ativo e funcionando. 99, 9% mostra que seu sistema estará praticamente sempre disponível.
Configuração simplificada em clientes de e-mail como Outlook e sincronização com smartphones não só do e-mail, mas de calendário e outros recursos.

Outra diferença entre os dois tipos de e-mail é a forma de contratação: as contas Profissionais são adquiridas em pacotes – de 5 ou 10 – enquanto o Exchange é contratado por cada conta individual. Isso pode fazer a diferença dependendo do tamanho da sua equipe e das necessidades de cada conta. Compare as duas soluções: