Sistemas de email confiáveis, estáveis e de fácil acesso são fundamentais para a boa comunicação de uma empresa. Justamente pela importância do bom funcionamento dessa ferramenta – além de outros fatores como armazenamento e segurança, por exemplo – é necessário verificar qual a solução mais adequada à realidade do seu negócio. É comum que empresas, que possuem servidores locais e pensam em mudar para soluções em cloud, iniciem o processo pelos sistemas de email, ainda que isso possa gerar dúvidas, principalmente com relação à migração e à segurança.
Seria melhor abrir mão de um servidor gerenciável próprio e adquirir uma solução em cloud? E com relação ao valor, seria um bom custo-benefício? Email local ou email na nuvem? Nesse cenário de dúvida, produzimos um comparativo com as vantagens e desvantagens das soluções de email local e de email na nuvem, assim podemos ajudar você na melhor escolha para seu negócio.
Email local: solução de email in-house
Centralizar, customizar e gerenciar as próprias informações. Manter internamente um sistema de email pode ser uma solução interessante, mas exige um investimento bastante grande por parte de uma empresa. Só para começar é preciso adquirir os servidores, que geralmente são caros, e contratar profissionais certificados em infraestrutura, que exigem custos fixos e também altos. Além disso, a contratação de um bom link de internet também é fundamental, já que largura da banda irá definir a qualidade e velocidade do serviço, garantindo não só a comunicação interna, mas principalmente externa, com clientes. No entanto, qualquer tipo de falha na atenção aos itens necessários para o bom desempenho de uma solução de email local pode colocar em risco a estabilidade no acesso à ferramenta (alta probabilidade de downtime) e até mesmo a segurança dos dados armazenados. Ainda que as comunicações por email estejam dentro de servidores internos, são muitos fatores a serem verificados e sob a responsabilidade da própria empresa, como a perda de valor dos computadores que compõem um servidor, a dependência de um profissional qualificado, a construção de backups, a configuração de outros recursos úteis (acesso via web e mobile), a privacidade dos dados e a proteção contra ataques.
A solução de email in-house é indicada para empresas de grande porte, que necessitam maior customização nos acessos aos emails, pois exigem um grande investimento, desde a compra de equipamentos à manutenção e administração de todos os itens. Atualmente, porém, as vantagens de uma solução local são ínfimas, comparadas às possibilidades trazidas pela ascensão de serviços na nuvem.
Email na nuvem: solução de email cloud
Software como serviço, baixo custo e estabilidade garantida. Adquirir uma solução de email na nuvem atualmente é a melhor opção para negócios, de todos os portes. Trocar gastos com compras de equipamento e equipe dedicada pela compra de um serviço, que inclui não apenas essas funcionalidades, mas diversas outras, é desproporcional. A alta capacidade de armazenamento de provedores de email em cloud baixa significativamente os valores cobrados por conta e permitem que o usuário pague apenas por aquilo que utiliza. Ainda em termos financeiros, além dos baixos custos, o que faz do email na nuvem a melhor solução, é, principalmente, o investimento inicial reduzido e a ausência do acúmulo de dívidas a longo prazo, com manutenções, aquisições de software e hardware. Além disso, em termos de estabilidade, soluções de email na nuvem minimizam drasticamente as possibilidades de queda da ferramenta – evitando que, mesmo que o link de internet de sua empresa caia, os serviços de email sejam prejudicados. Questões relativas à segurança de dados também estão garantidas, à medida que as atualizações de software e filtros anti-spam ficam sob cuidado do provedor contratado, em uma responsabilidade firmada em contrato e assumida por profissionais altamente capacitados. A possibilidade de contar com suporte full time, para solução de dúvidas, e a garantia de backups diários também são pontos bastante importantes.
Sistemas de email na nuvem também já disponibilizam serviços muito úteis como o acesso web a contas de email e a sincronização com dispositivos móveis. Estas são vantagens bastante consideráveis, visto que o acesso remoto é primordial em transações corporativas. Com migrações facilitadas, o email cloud também permite a transferência de contas já existentes de forma rápida e segura.
Email Exchange: uma solução em nuvem da Microsoft
Entre os sistemas de email na nuvem mais utilizados no mundo está o Microsoft Exchange, indicado tanto para microempresas quanto para grandes corporações, que necessitam de uma ferramenta de email confiável, personalizável e com preço justo. Projetada por arquitetos Microsoft para garantir 99,9% de disponibilidade, a solução em Email Exchange da RedeHost garante ainda proteções antivírus, auxilio no processo de migração e atendimento ninja 24×7, com um gerente de contas exclusivo.
Saiba mais sobre planos e preços do Email Exchange da RedeHost.
