Recursos Email Exchange: saiba quais são e como explorá-los
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Já possui a solução de Email Exchange, a melhor solução de email corporativo, mas quer conhecer todos os recursos disponíveis e saber como podem auxiliar em seus processos de trabalho? Ainda não contrata o Email Exchange, mas está em busca de uma solução em email profissional que supra suas demandas de compartilhamento de informação, segurança de dados e organização de processos? Nesse post vamos abordar alguns dos principais recursos disponíveis no Email Exchange, suas vantagens e possibilidades, e, claro, vamos mostrar como utilizar cada um deles.

Além de disponibilizar uma caixa de emails bastante organizada, o Email Exchange também aumenta a produtividade de seu trabalho, à medida que facilita diversos processos, com funções de disponibilidade, e garante a segurança de seus dados, com aplicações de proteção. Os recursos podem ser divididos em quatro grandes categorias. Abaixo, listamos cada uma delas e apresentamos as principais funcionalidades.

Recursos de disponibilidade: acesse sua conta de email em qualquer lugar

Você sabe que, muitas vezes, é necessário conferir a caixa de email profissional quando se está longe da empresa ou mesmo distante de um computador. Com o Email Exchange você conta com diversos recursos que permitem a mobilidade de sua caixa de emails. Além das configurações de acesso por IMAP e POP, protocolos bastante conhecidos que permitem checar a caixa de entrada em dispositivos móveis, mas que não realizam sincronização em tempo real, o Email Exchange traz outras possibilidades mais práticas de acesso remoto.

O Outlook Web App (OWA) é um webmail que permite o acesso à caixa sem a necessidade de instalação de softwares no computador ou dispositivo. O usuário consegue acessar suas mensagens e realizar ações em tempo real através do navegador de internet, de forma segura e prática, com a aparência do cliente completo do Outlook. Você pode acessar o OWA pelo endereço de seu domínio (owa.seudominio.com.br) ou mesmo pelo endereço da RedeHost, se você é cliente (http://owa.redehost.com.br).

Ainda que todos os tipos de acesso anteriores permitam que sua conta Exchange seja aberta em dispositivos móveis, sem dúvida a melhor opção de acesso é o ActiveSync. Esse recurso permite a sincronização em tempo real (via push) não só de sua caixa de entrada e mensagens, mas também de todas as aplicações Outlook, como agendas, contatos e tarefas. Assim, se você está fora da empresa e precisa agendar uma reunião, você pode compartilhar seu calendário com outros usuários, por exemplo. Este recurso não exige a instalação de aplicativos, é compatível com iPhone, iPad, Android, Symbian e Windows Mobile, e está disponível apenas para contas Enterprise.

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Recursos de compartilhamento: transfira informações entre usuários

Mais do que qualquer outro tipo de recurso, os de compartilhamento garantem total agilidade de tarefas empresariais, pois permitem a troca de dados entre usuários de maneira bastante simples e prática. Precisa mostrar seus horários livres para o agendamento de uma reunião? Compartilhe seu calendário de atividades com os integrantes de sua equipe. Nem todos tem contas Enterprise? Sem problemas, mesmo com contas Basic é possível visualizar agendas de contas Enterprise (só não é possível o compartilhamento da própria agenda). Ao compartilhar sua agenda, os usuários terão acesso a todas as informações contidas nele e, no momento do compartilhamento, você também pode optar pela edição, adição ou exclusão de dados por outros usuários.

Acesse tutorial sobre compartilhamento de calendários no Email Exchange

Outro recurso bastante interessante é o compartilhamento de contatos. Deseja repassar os dados de sua agenda de contatos para outro usuário? Se você possui uma conta Enterprise, isso é possível. O usuário será notificado sobre o contato compartilhado com ele e terá acesso a todas às informações cadastradas como nome, email, telefone, entre outros.

Acesse tutorial sobre compartilhamento de contatos no Email Exchange

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Recursos de proteção: mantenha a segurança de suas contas de email

O Email Exchange conta com um sistema de filtro anti-spam ultra avançado, que visa a segurança plena de suas contas. Essa solução de segurança já é garantida no momento de contratação das contas de email, mas, além dela o Email Exchange oferece recursos em seu painel de controle que permitem a criação de filtros personalizados pelo usuário – o que permite que os próprios usuários possam determinar o que não é importante para ele e que não deseja receber em sua caixa de emails.

Se você é usuário de uma conta Basic ou Enterprise, é possível criar regras nas configurações de sua conta e determinar o encaminhamento de mensagens para a caixa de spam automaticamente. Você pode definir que, as mensagens enviadas por um remetente específico, que incluam determinados termos na linha de assunto e no corpo do email e/ou que incluam determinados endereços de envio, sejam movidas para alguma pasta específica, incluídas na pasta de spam ou deletadas automaticamente. Por exemplo: você não deseja receber nenhum tipo de email sobre promoções. Você pode definir que, qualquer mensagem que contenha o termo “promoção”, tanto na linha de assunto, quanto no próprio corpo, seja encaminhada diretamente para sua pasta de spam. Importante: se sua conta não é a administradora, você só pode determinar regras para sua própria conta de email.

Acesse tutorial sobre criação de regras no Email Exchange

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Recursos de colaboração: aproveite as facilidades da ferramenta

Auxiliar processos de trabalho e facilitar a execução de tarefas profissionais são as principais características do Email Exchange, projetado não só para ser uma ferramenta de comunicação, mas, principalmente, de produtividade. Os recursos de colaboração são ótimas opções para a organização e acompanhamento de projetos e para a troca de informações entre usuários.

Pense assim: você precisa iniciar um balanço das vendas de sua empresa no último mês. Para isso, precisa determinar os tópicos dessa tarefa (coleta de dados, alimentação de planilhas, cálculos de rendimento e etc.). No Email Exchange, você pode criar uma tarefa específica, com datas de início e fim, local de execução, lembretes e espaço para a especificação do escopo, com textos, imagens e links de referência. Depois de criada a tarefa, se você é usuário de uma conta Enterprise, você pode compartilhá-la com outros usuários, convidando pessoas a participarem do mesmo projeto. Essa é uma ótima maneira de acompanhar o desempenho da equipe, os prazos de entrega, o volume de demandas, entre outros.

Acesse tutorial sobre criação de tarefas no Email Exchange

Ao finalizar o balanço do mês, você precisa reunir sua equipe para uma reunião de apresentação de resultados, certo? Aproveite o recurso de Salas de Reunião do Email Exchange e agende um horário com outros usuários diretamente de sua caixa de emails. Sua empresa possui diversos ambientes para reunião? Cadastre cada um deles em seu calendário Exchange e evite conflitos de horários. Você pode criar convites com informações sobre local, data, horário, lembretes e informações adicionais e enviar para os usuários que desejar.

Acesse tutorial sobre agendamento de reuniões no Email Exchange

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[RECURSO BÔNUS] Conta administradora: gerencie todos os usuários de sua empresa

Para gerenciar todas as contas de email de uma organização é necessário uma conta mestre, que possa administrar permissões, monitorar contas e determinar critérios padrão. Essa é a conta administradora do Email Exchange (administrator@seudominio.com.br). Entre seus principais recursos estão:

Criação de regras: com a conta administradora é possível criar regras específicas para todas as contas de email de um mesmo domínio. Encaminhamento de emails, envios para caixa de spam ou exclusão de mensagem com termos específicos, são apenas algumas das possibilidades. É muito comum que a conta administradora detenha todas as especificações de uma empresa, impedindo que os usuários recebam determinados tipos de conteúdo, que mensagens sejam replicadas para os usuários de interesse, entre outros. Confira tutorial para criação de regras.

Exemplo de uso: sua empresa não permite que os usuários consumam conteúdos ligados a futebol, logo, determina que mensagens recebidas de domínios específicos, ou que contenham termos ligados a esse universo, sejam deletadas.

Criação de alias: somente com a conta administradora é possível criar alias de email – endereço que serve como um redirecionador de mensagens para uma ou mais contas. Alias podem ser utilizados em funções mais complexas como controle de mensagens e de spans, ou mesmo em casos mais simples, onde o endereço de email é muito longo ou difícil de lembrar e o usuário cria outro, mais fácil, que encaminha todas as mensagens para o endereço original. Confira tutorial sobre a criação de alias.

Exemplo de uso: os contatos recebidos por clientes de sua empresa são respondidos por uma pessoa específica na empresa (João). No entanto, o endereço disponibilizado para o público é contato@suaempresa.com.br. Com a criação de alias, é possível que todas as mensagens enviadas para esse endereço sejam encaminhadas para a caixa do João.

Controle de senhas e nomes de exibição: além de diversas permissões, é possível alterar, via conta administradora, as senhas e nomes de exibição de todos os usuários de uma organização. Dessa forma, o administrator tem total controle sobre a entrada e saída de usuários, e recuperação de dados. Além disso, também através desse tipo de conta, é possível definir permissões de uso da caixa de correio, informações gerais de contatos, dados sobre a organização, entre outros. Confira tutorial sobre a alteração de senhas e informações.

Exemplo de uso: algum funcionário esqueceu a senha de uma caixa de email compartilhada. O administrador pode redefinir a senha, criando uma nova.

Criação de grupos de email: a fim de facilitar a troca de informações entre usuários de uma área ou com interesses em comum, o Email Exchange permite a criação de grupos de email. A criação de grupos só permita pela conta administradora, que consegue adicionar membros, determinar permissões e configurar o recebimento de mensagens externas (de domínios que estejam fora da organização, por exemplo). Confira tutorial sobre criação de grupos de email.

Exemplo de uso: o setor comercial de uma empresa conta com um número bastante elevado de colaboradores, que necessitam receber comunicações compartilhadas por email. O administrador pode criar um grupo com os endereços de email de todos os colaboradores desse setor, excluindo a necessidade de digitar cada endereço como destinatário no momento de enviar uma mensagem.

Gerenciamento de contatos externos: usuários que tem endereços de email de fora de sua organização podem ter seus contatos disponíveis no catálogo de endereços do Email Exchange, mas somente a conta administradora pode determinar quais contatos podem ser exibidos. Confira tutorial sobre contatos externos.

Exemplo de uso: seus colaboradores estão em contato constante com fornecedores de outras empresas e, muitas vezes, necessitam de seus contatos. O administrador pode disponibilizar uma lista com todos os contatos mais importantes.

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Tem mais dúvidas sobre recursos do Email Exchange. Confira uma lista com diversos tutoriais, materiais que podem te ajudar a explorar ainda mais todas as propriedades da melhor solução em email corporativo 🙂

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