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Nós já mostramos aqui que o Email Exchange é repleto de recursos de disponibilidade e compartilhamento que facilitam seu dia a dia. No post de hoje vamos mostrar como complementar o uso do Exchange com recursos gratuitos de colaboração, como o Google Docs e Office Online.

Imagine que você precisa apresentar um relatório sobre o desempenho do seu time no semestre. Para isso devem ser obtidos dados de diversos membros da equipe. Para colher as informações você pede que enviem um email com seus dados ou um documento, certo?

E, se você criar uma tarefa no Exchange, abrir um documento online e o editar em colaboração com toda sua equipe, não seria mais rápido, prático e com menos acúmulo de documentos?

Hoje existem duas opções gratuitas para realizar esta tarefa: o Google Docs e o Office Online. Nesse post separamos algumas dicas para aproveitar essas duas ferramentas, integradas ao Email Exchange.

1. Edição em colaboração com Google Docs
2. Edição em colaboração com Office Online

Edição em colaboração com Google Docs

O principal tema do Docs é a colaboração. Tanto que nele você pode compartilhar documentos com pessoas que não possuem um email do Google. Para isso, você deve ativar a opção que permite que o documento seja editado sem a necessidade de ser um usuário do Google. Clique em “Compartilhar” no canto superior esquerdo da tela, vá até as opções avançadas e ative as opções “Público na Web” e “Qualquer pessoa pode editar”.

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Se você quer ter o controle das edições de suas planilhas, pode criar regras de notificação para descobrir quem editou o documento e saber quais modificações foram feitas. É simples, acesse o menu “Ferramentas > Regras de Notificação”.

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Também é possível desfazer alterações feitas por qualquer usuário. Basta clicar no histórico de revisões e você poderá visualizar e reverter qualquer alteração facilmente.

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Se você quer ter controle dos dados que seus colaboradores inserem nas planilhas, use a validação de dados. Ela permite que você valide números, datas e textos. Também impede que usuários insiram textos que não estejam de acordo com seus critérios ou exiba um comentário na célula quando os dados não correspondem à regra de validação.

Seus relatórios usam muitas informações que são repetidas diversas vezes, como por exemplo, o endereço de sua empresa? Que tal criar uma regra que facilite essa digitação?

Acesse o menu “Ferramentas > Preferências” e crie regras para o preenchimento automático de diversas informações.

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Você pode pedir que seus colegas colaborem na edição do documento através do modo sugestões.

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Neste modo de edição, o colaborador faz as alterações e você decidirá se vai aceitá-las ou rejeitá-las. Para aceitar uma alteração, basta apertar o sinal de “V”; para recusar, clique no “X”.

No Google Drive você pode pesquisar tipos de documentos, palavras e até frases em todos os documentos armazenados. Esse recurso é ideal para localizar um documento específico sem demora.

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Recursos offline

O Docs oferece alguns recursos para edição offline, nas configurações de sua pasta basta marcar a opção mostrada na imagem abaixo.

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Templates

Nesse site você encontra diversos modelos de templates para facilitar seu trabalho de criação de documentos. O site agrupa os modelos por tipos e categorias que tornam a busca mais objetiva.

Interação Google Analytics

Se você usa o Docs para publicar documentos em sua página, pode controlar as visitas aos seus documentos através do Google Analytics. Para isto basta rastrear as páginas em que os documentos estão incorporados.

Arquivos em HTML ou Vetor

Existe a opção de salvar um documento em um arquivo HTML. A opção está disponível em “Arquivo > Fazer Download como” e escolha a opção “HTML (zipado)”.

Há a opção de salvar um desenho criado no Google Desenhos em formato SVG. Salvando neste formato será criado um arquivo vetorial de seu desenho.

Tutorial Google Docs

Você pode usar sua conta @seudomínio e utilizar os recursos de colaboração do Google Docs.

Para isso acesse o Google Docs e clique em “Ir para Documentos Google”. Você será direcionado para fazer login.

Clique em “Criar uma conta”

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Selecione “Prefiro usar meu endereço de e-mail atual” e poderá usar seu endereço de e-mail @suaempresa.

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Agora você poderá utilizar os recursos do Google Docs com seu endereço de e-mail empresarial.

Edição em colaboração com Office Online

Da mesma forma que o Google Docs, o Office Online também permite a edição de documentos em equipe. Para controlar a edição e desfazer alterações, um recurso disponível no Office Online é recuperar versões antigas dos arquivos.

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O OneDrive mantém até 25 versões diferentes dos documentos do Office, com informações de quem e quando as alterações foram feitas.

Você pode incorporar uma apresentação de slides do PowerPoint ou do Sway diretamente em seu site. Para fazer isso, selecione um arquivo PowerPoint em sua conta OneDrive na web e clique em “Inserir” no menu no topo.

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Clique em “Gerar” e seu código HTML é exibido, pronto para incorporar ao seu site.

Para incorporar uma apresentação do Sway, clique no ícone “Mostrar mais […]> Obter código de incorporação”. Copie e cole o código em seu site.

Atalhos para pastas no Android

Se você tiver instalado o aplicativo do OneDrive em seu Android, é possível criar widgets em sua tela inicial para acessar pastas específicas. No menu de widgets, selecione o OneDrive e escolha a pasta que deseja ser mostrada na tela de seu smartphone.

Editar documentos pelo Dropbox

Uma integração entre o Dropbox e o Office permite editar documentos diretamente pelo aplicativo de armazenamento, sem a necessidade de ter que baixar o arquivo em seu computador. Basta acessar o Dropbox e editar o documento. Ele é aberto no Office Online e salvo automaticamente no Dropbox após sua edição.

Tutorial Office Online

Você pode vincular a sua conta @seudomínio a uma conta gratuita na Microsoft, e poderá, desta forma, acessar todos os recursos do OneDrive.

Para isto, acesse o OneDrive e selecione o plano gratuito, que dará acesso a todos os recursos do Office Online e 5 GB de espaço de armazenamento no OneDrive.

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Após selecionar o plano desejado, você será direcionado para a criação de sua conta gratuita. No campo de email você poderá usar sua conta @seudomínio.

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Após concluir o cadastro, você poderá utilizar o Onedrive e seus recursos logado com sua conta @seudomínio.

Como o tema do post de hoje é colaboração, você tem alguma outra dica que queira compartilhar conosco? Deixe nos comentários que adoraremos ler suas sugestões.

Você também pode conferir outros posts que fizemos para ajudar a aumentar sua produtividade. Você vai encontrar ótimas dicas de recursos e ferramentas que irão facilitar seu dia a dia.


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