Produtividade na caixa de emails

Entra ano, sai ano e o email continua sendo uma das principais ferramentas das empresas para manter contato com clientes, fornecedores e colaboradores. Também é uma ótima forma de ficar por dentro de promoções e novidades de empresas que você admira.

Para ajudar você a melhorar a sua produtividade com a caixa de emails e evitar que ela fique lotada de emails importantes sem resposta, vamos compartilhar algumas regras que podem ajudar a manter tudo em ordem na sua caixa de entrada.

Reserve momentos do seu dia para checar seus emails

A ansiedade de checar sua caixa de emails para saber se chegou um email novo é muito grande. Por isso, para garantir atenção total às suas outras tarefas é melhor definir momentos do seu dia para checar seus emails. Planeje algo como 25 a 30 minutos pela manhã, tarde e noite para conferir os novos recebidos e também responder os emails que você categorizou como “Aguardar”.

Utilize uma regra para responder seus emails

Crie uma regra para organizar o tempo que você leva para responder suas mensagens. Resolva na hora emails que podem ser respondidos em até dois minutos. Se o tempo de resolução passar disso é melhor deixar para depois e reservar um momento para concluir envios mais longos.

Crie pastas para organizar seus emails

Uma ótima dica para uma gestão produtiva da sua caixa de emails é criar pastas para organizar seus emails recebidos. Três pastas são o número ideal para não criar confusão e acabar se perdendo no meio de tantas categorias.

Tente algo como: Responder, Aguardar e Arquivar

Responder: categorize com essa tag quando o email exige que você faça alguma ação rápida e pode ser resolvida em poucos minutos.

Aguardar: nessa categoria você deve incluir todos os emails que dependem de outra pessoa para serem resolvidos ou que tenham uma data específica para conclusão.

Arquivar: guarde emails que você deseja consultar no futuro como referência ou que você precise salvar o histórico da conversa.

Gerencie sua inscrição em newsletters

Todo mundo adora receber promoções por email, afinal são sempre envios muito legais e com ótimas promoções. A dica para evitar que sua caixa de entrada fique repleta de emails promocionais que você não interage é manter atualizadas suas assinaturas. Se você recebe promoções de uma marca, mas não abre os emails a muito tempo, a dica é cancelar sua inscrição e manter na caixa de entrada somente marcas relevantes para você.

Filtros de Spam são ótimos aliados

Os maiores clientes de email do mercado tem filtros de Spam poderosos que podem ajudar você a se livrar de mensagens indesejadas e que sugam sua produtividade. Por isso, fique sempre atento aos emails que chegam na sua caixa de entrada e se marque como spam todas as mensagens que você considera indesejadas ou que não autorizou o recebimento. Dessa forma, você ajuda o filtro do seu email a identificas mensagens semelhantes e barrar o recebimento antes mesmo de chegar no seu inbox.

Gostou das nossas dicas para manter sua caixa de entrada sempre organizada? Comente se você tem alguma outra dica que ajuda a organizar seus emails.

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